Você já ouviu falar de Project Management Office (PMO) ou Escritório de Projetos? Para quem não sabe, esses escritórios são responsáveis por acompanhar de perto todas as etapas de planejamento e execução dos projetos, porém suas funções podem variar desde um simples suporte até o gerenciamento completo destes projetos.
Ter um PMO no comando de um projeto é a garantia de saber que será utilizado uma metodologia útil e prática para otimizar os processos e o controle de cada etapa de acordo com o domínio deste, e com as ferramentas ideais, podendo ter mais de um escritório de projetos dentro da empresa, pois esses escritórios podem estar divididos por similaridade, tempo de duração ou complexidade. Com isso, a equipe, ou seja esse pequeno PMO, é formado por colaboradores que tem como compromisso auxiliar os gerentes de projetos para que tudo seja concluído dentro do prazo e dos custos previstos.
Quais são os tipos de escritórios de projetos que podem existir?
1- PMO Autônomo (operacional ou programa-projeto)
Neste tipo, o escritório do projeto costuma ser separado das operações da empresa, seus objetivos são bem específicos e costumam ter um tempo de funcionamento programado. É o setor responsável pelo fracasso ou sucesso da operação, pois é aplicado em projetos com elevado nível de importância e com uma complexidade que requer uma elaboração mais específica.
Esse modelo é particularmente recomendado para empresas operacionais ou para organizações em que o projeto em questão não tem relação estreita com o restante dos departamentos.
2- PMO Departamental (tático)
Esse tipo de escritório vai definir os padrões de uma área, um departamento, uma diretoria ou uma unidade da organização. Seu apoio é destinado a projetos simultâneos que ocorrem dentro desta parte da organização, desenvolvendo e implantando metodologias, priorizando projetos internos à área e gerentes de projeto para o departamento.
Porém, o PMO Departamental não possui a autoridade de influenciar a organização ou executar funções conforme exigido fora do departamento, mesmo que a área possua um nível muito alto de maturidade.
3- PMO Estratégico (também conhecido como PMSO ou corporativo)
Por fim, temos o chamado escritório de projetos corporativos. Ele atua como se fosse um departamento à parte da organização, promovendo o conhecimento da gestão e as melhores práticas organizacionais na gestão de projetos.
Dentre os tipos de escritório de gerenciamento de projetos, este vai além do controle do projeto, pois fornece a experiência e os recursos para gerenciar o projeto e garante um alto nível de consistência de práticas em todos os projetos. Destina-se à gestão do portfólio e indicação dos projetos para a alta administração.
Saiba as funções básicas de um PMO
Esses diferentes modelos exercem influências e controles variáveis sobre os projetos das organizações, entre suas principais funções podemos citar:
- Organização de todos os documentos dos projetos;
- Apresentar as metodologias, ferramentas e modelos de gerenciamento que podem ser útil aos projetos;
- Guardar todo o histórico de projetos anteriores da organização para, quando necessário, extrair aprendizados úteis para os projetos futuros;
- Monitorar os indicadores de desempenho dos projetos, adotando um sistema de melhorias contínuas;
- Realizar reuniões de acompanhamento, fornecendo relatórios de desempenho de projetos e alinhando a comunicação com os gestores;
- Gerenciar as demandas e os portfólios de projetos;
- Definir e revisar os sistemas de gerenciamento de projetos, capacitando e dando suporte aos gerentes da área;
- Manter a equipe engajada.
Como você pode perceber, a gestão de projetos pode ser facilitada pela existência de um PMO. Contudo, existem diferentes tipos desses escritórios, sendo que cada um tem as suas especificidades. Assim, cabe a cada empresa verificar as suas necessidades e selecionar o PMO mais adequado a elas.
Caso queira saber mais sobre o assunto e entender o modelo que mais se enquadra ao seu negócio, entre em contato conosco.
