Dentro de uma empresa há diversos setores que são soluções para o sucesso e crescimento do negócio. Cada setor possui processos e projetos que podem ser confundidos diariamente, porém, possuem funcionalidades e objetivos completamente diferentes.

Se pensar que sua empresa precisa de um programa que irá aumentar a produtividade dos funcionários de forma contínua e segura, você precisa de um projeto. Mas, caso sua empresa já tenha esse programa e precise somente otimizar a abordagem, aí a questão está no processo. Saber a diferença entre os dois é essencial para desenvolver o trabalho de gestão corretamente. É claro que ambos são de suma importância para a empresa. Contudo, é preciso aprender qual é o mais adequado dentro de cada resultado que você deseja alcançar. 

Se quer entender melhor a diferença entre projeto e processo? Esse artigo é para você!

Afinal, o que é um projeto?

É um conjunto de tarefas que são realizadas visando alcançar um objetivo, seja ele um projeto temporário ou que, ao passar dos tempos, torne-se algo contínuo. Entretanto, vale lembrar que um projeto tem começo, meio e fim, ou seja, é temporário.

Para que haja o resultado final do objetivo, é importante que o projeto tenha premissas claras, restrições mapeadas e o engajamento de todos os principais stakeholders para o cumprimento e sucesso da tarefa.

Benefícios de um projeto

Todo projeto possui benefícios óbvios, como:

• Alcançar um objetivo fim;
• Otimização do trabalho coletivo;
• mapeamento adequados dos riscos evitando custos desnecessários e otimizando os processos;
• Data de início e conclusão determinada.

Gestão de projetos: o que é e como funciona?

Para que um projeto seja executado com responsabilidade, dentro do prazo estipulado e respeitando todas as etapas é preciso que se tenha organização. E a gestão de projetos é um dos principais requisitos para ditar o ritmo desse momento.

Visando o melhor controle dessa gestão é preciso definir algumas etapas antes de dar início ao projeto.

Início

Essa é a etapa principal para tirar o projeto do papel e defini-lo como um objetivo. Determinando de maneira macro os  prazo e produtos, recursos, orçamento, stakeholders do projeto, premissas, restrições e claro, qual objetivo pretende-se atingir ao final do projeto.

Um marco do Inicio do projeto é o Kickoff, reunião onde esses pontos são abordados, os stakeholders apresentados, somados a metodologia que será utilizada.

Planejamento

Nesta etapa, as principais tarefas, o plano de comunicação e o planejamento das atividades com cronograma são elaborados e detalhados para que sejam criadas estratégias necessárias que minimizem todos os riscos previsíveis e imprevisíveis. 

Execução

Como o nome da etapa já diz, esse é o momento de colocar tudo em prática e de o líder monitorar o andamento e a execução do trabalho coletivo e individual de cada componente da equipe para que haja bom desenvolvimento do projeto.

Monitoramento/Controle

Nesta etapa, o líder deve acompanhar todos os recursos utilizados para que esteja dentro da linha de base: orçamento, prazo, qualidade, escopo. Esse monitoramento e controle deve ser constante.

Encerramento

Após a conclusão do projeto, é feita uma reunião para analisar todos os sucessos, fracassos e dificuldades obtidas dentro do projeto, criando um livro de lições. Desse modo, será criado um livro de memórias que pode otimizar futuros novos projetos.

O que é um processo?

Diferente de um projeto, o processo é gerenciado de outra forma, visando sempre a conformidade e a estabilidade de um procedimento que será padronizado e executado de maneira recorrente.

Essa atividade contínua pode ser vista em uma linha de produção, no abastecimento de matérias primas de um estoque, contratação de profissionais, solicitações, pagamentos entre outras coisas. Dessa maneira, os principais tipos de processos são os: essenciais, gerenciais e de suporte.

Enquanto o processo essencial prioriza a essência do funcionamento, o processo gerencial foca no acompanhamento e nos objetivos da empresa, os quais são definidos pelos gestores. Por último, o processo de suporte não gera valor externo e sim interno, visando à contratação de novos profissionais.

Benefícios de um processo

Para o setor corporativo, os processos podem trazer alguns benefícios, como:

Padronização de tarefas;

• Fornecimento de um controle de resultados;
• Melhoria no acompanhamento e visão do trabalho da equipe;
• Fluxo e horário de trabalho definidos e estruturados;
• Guia das ações baseada nos dados coletados.

Gestão de processos: o que é e como melhorar?

A gestão de processos tem como função aperfeiçoar o resultado de um negócio através de práticas mais eficazes e produtivas, analisando com inteligência todo o processo organizacional de uma empresa e visando resultados constantes.

Muitas vezes, essa constância padronizada da gestão de processo permite que o trabalho seja simplificado e automatizado, reduzindo os problemas e focando na eficiência. Para melhorar esse controle dessa gestão é preciso colocar algumas etapas em prática, como:

Mapeamento

Neste primeiro momento é possível ter uma visualização macro do procedimento/processo e, assim, criar fluxograma das etapas e sub-etapas.

Análise

Após a identificação dos problemas, é importante realizar uma reunião para que sejam estabelecidas sugestões e soluções que corrijam o problema de forma adequada e otimizada.

Redesenho

Depois das soluções concluídas na análise, pode ser feito um redesenho do processo para que as sugestões estabelecidas na etapa anterior se adequem aos recursos adicionais sem que haja mudança negativa na experiência do cliente.

Implementação

É chegada a hora de garantir a implementação de todas as estratégias definidas e otimizadas, colocando a participação de toda equipe conforme definido na primeira etapa.

Revisão

Mesmo com todas as etapas da gestão definidas, é importante monitorar as alterações e o todo o processo para que tudo saia conforme o combinado e caso haja um imprevisto seja possível identificar com rapidez.

Quer saber como ter uma gestão de projetos ou processos em sua empresa?

Agora que você sabe a diferença e funcionalidade de cada gestão e suas etapas, garanta o sucesso de sua empresa com o gerenciamento de projetos e processos com nossa equipe de especialistas.

Padronize e otimize seus processos, reduza os custos e descomplique a vida da sua empresa, além de claro, realizar seus objetivos com colocando em prática, através de projetos bem modelados.. Acesse o nosso site e saiba tudo sobre o nosso trabalho.